Vorbereitende Buchhaltung – was hat es damit auf sich?

Die meisten Unternehmen, aber auch Freelancerinnen und Freelancer müssen in regelmäßigen Abständen eine Buchhaltung durchführen. Das komplexe Steuergesetz in Deutschland lässt dabei allerdings viele verzweifeln. Darum herum kommt man jedoch nicht wirklich. Natürlich gibt es die Möglichkeit Profis als Schnittstelle zum Finanzamt zu nutzen. Dies kann aber sehr teuer werden. Um die Kosten dabei so gering wie möglich zu halten ist es sinnvoll, anfallende Rechnungen, Mahnungen, Bewirtungsbelege etc. selbst zu ordnen. Damit lässt sich die Buchhaltung vorbereiten.

15.09.2021, Cleverbon

Vorbereitende Buchführung mit digitalen Kassenbons

Als vorbereitende Buchhaltung bezeichnet man allgemein die Zusammenstellung und Strukturierung aller Unterlagen, die für die Steuererklärung notwendig sind. Teil davon ist zum Beispiel das Zusammentragen einzelner Belege. Diese müssen korrekt sortiert werden, um die Aufgaben des Steuerberaters oder der Steuerberaterin im Anschluss zu vereinfachen. Die eigentlichen buchhalterischen Aufgaben lassen sich in der Folge umso schneller erledigen, wenn die vorbereitende Finanzbuchhaltung sorgfältig erledigt wurde. 

Was muss in die vorbereitende Buchhaltung?

Zu Anfang ist es wichtig alle Rechnungen und Quittungen zusammenzutragen – sofern man das nicht ohnehin schon laufend erledigt. Um hier sicher zu sein, sollten Einzelpersonen wie Unternehmen darauf achten, sich für alle betrieblichen Ausgaben einen Kaufnachweis geben zu lassen. Dank der Kassenbonpflicht ist dies in fast allen Fällen ohnehin vorgeschrieben. Es darf keine Buchung ohne Beleg geben. Die Sortierung der Belege ist der nächste logische Schritt. Chronologisch geordnet geht das am einfachsten. Belege, die nicht ausreichend Informationen bereithalten, sollten (händisch) ergänzt werden. Auch wenn eine einfache Ausgangs- oder Eingangsrechnung alle benötigten Informationen bietet, kann das bei Quittungen anders sein. Der abschließende Schritt der vorbereitenden Buchhaltung ist die Übertragung von den Belegen an den Steuerberater bzw. die Steuerberaterin. Je nachdem, welche Anforderungen an die Buchhaltung gestellt werden, ist dies monatlich oder quartalsweise zu erledigen.

Im Fall einer Betriebsprüfung sollten Unternehmen wie Freiberuflerinnen und Freiberufler die Belege immer griffbereit haben, um für eine vollständig transparente und moderne Erfassung zu sorgen. Zu achten ist hierbei insbesondere auf die gängigen Aufbewahrungsfristen von mindestens sechs Jahren für neue Belege.

Was gehört nicht in die vorbereitende Buchhaltung?

Monats- und Jahresabschlüsse, Umsatzvorsteuervoranmeldung oder Lohnabrechnungen sind kein Teil der vorbereitenden Buchhaltung, sondern Aufgaben der Buchhaltung an sich, die erst danach kommt. Auch die Buchungen selbst oder die Kontierungen (Zuordnung von Buchungen zu Konten, Soll und Haben oder auch Buchung von Abschreibungen) sind nicht mehr Teil der vorbereitenden Buchhaltung. Jedoch können die Belege im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung vorkontiert werden. Das erleichtert betriebswirtschaftliche Auswertungen im Anschluss. 

Do it yourself vs. Hilfe von außen

Natürlich kann man diese Zuarbeit zur Buchhaltung selbst erledigen, wer sich aber absolut nicht die Mühe machen will, kann sich bei externen Dienstleistungsunternehmen Hilfe suchen. Das kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn diese weitere Aufgaben übernehmen können, beispielsweise das Erstellen von Rechnungsschreiben, der Vornehmen mancher Buchungen oder sich um die Führung Lohnbuchhaltung. Die Auftraggeberinnen und Auftraggeber sparen sich dadurch eine Menge Zeit (und oftmals auch Energie) und können sich auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren. 

Digitale Lösungen nutzen

Wie in so vielen Bereichen bietet auch bei der vorbereitenden Buchhaltung die Digitalisierung mit ihren Technologien neue Möglichkeiten. Eine händische, papierbasierte Ablage kann zum Verursacher vieler Fehler und damit unnötigen Mühen werden. Belege können zudem verloren gehen. Wenn man sich jedoch für die elektronische Variante entschieden hat und bereits alle Rechnungen in digitalisierter Form vorliegen, kann man alles schnell und einfach online übertragen. Zudem benötigt man weit weniger Platz für die Lagerung der Unterlagen. Zur Übertragung wird in der Regel eine DATEV-Schnittstelle genutzt. Da sich aber hier in der Praxis noch weitere Standards etabliert haben sollte das im Vorhinein mit dem Steuerberater bzw. der Steuerberaterin abgeklärt werden. Der Prozess selbst ändert sich aber durch die digitale Version nicht. 

Die Bürokratie in Deutschland führt dazu, dass Einzelpersonen und Unternehmen die umfangreichen Aufgaben der Buchhaltung nur zu gern auslagern. Das kann aber schnell teuer werden, denn gute Steuerberaterinnen oder Steuerberater sind keineswegs günstig. Die vorbereitende Finanzbuchhaltung kann aber allen, die diese Maßnahme selbst übernehmen und unternehmensintern abwickeln, Geld sparen. Sofern man sich hier etwas mehr Mühe macht und sorgfältig arbeitet, ist die in der Folge eigentliche Buchhaltung schnell erledigt.

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