TSE-Kasse –brauchen wir elektronische Registrierkassen?

„Noch mehr Auflagen?“ Das war wohl eine der spontanen Reaktionen, die den meisten Verantwortlichen im Handel durch den Kopf ging, als das Bundesfinanzministerium im Dezember 2016 das neue Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in Unternehmen veröffentlichte. Die Kassensicherungsverordnung trat dann nach einiger Anlaufzeit Anfang 2020 die in Kraft. Sie schreibt für die meisten Unternehmen, insbesondere die, die häufig Barzahlungen abwickeln, eine TSE-Kasse vor. Was genau hat es damit auf sich und welche Risiken bzw. Chancen ergeben sich dadurch?

03.09.2021, Cleverbon

TSE Kassen im Digitalen Wandel

Seit Januar 2020 gilt in Deutschland die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV). Diese regelt die Anforderungen an Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme von Kassensystemen. Sämtliche Kassensysteme müssen durch eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Diese stellen die lückenlose und unveränderbare Aufzeichnung aller Kassenvorgänge sicher. Im September 2020 ist die TSE-Frist, die die meisten Bundesländern als Übergangsphase galt, ausgelaufen. Die Corona-Pandemie und damit verbundene Produktions- und Lieferengpässe haben allerdings dazu geführt, die Frist nochmalig bis März 2021 zu verlängern. Voraussetzung ist aber, dass die Unternehmen die erforderliche Anzahl an elektronischen Aufzeichnungssystemen im Rahmen der technischen Richtlinien bis zur ursprünglichen Deadline (30.09.2020) nachweislich bestellt oder in Auftrag gegeben haben. Das Ziel der Maßnahme ist Kassenmanipulationen vorzubeugen und gemeinsam mit der Kassenbonpflicht für mehr Transparenz in den Kassen der Nation zu sorgen. 

Wie funktioniert die TSE-Kasse?

Als TSE-Lösung zulässige elektronische Kassensysteme speichern die Transaktionen der Kasse auf ihrem internen Speicher und generieren für jede Transaktion einen individuellen, unabänderbaren Code. Dieser wird zurück an die Kasse gesendet und auf jeden Verkaufsbeleg gedruckt. Die aufgezeichneten Daten werden in einem Protokoll gespeichert, welches für das Finanzamt exportierbar sein muss. Manche moderneren Kassensysteme lassen sich entsprechend aufrüsten und zur TSE-Lösung transformieren. Kann eine Registrierkasse aber nicht aufgerüstet werden, führt kein Weg an der Anschaffung einer neuen, TSE-fähigen Kasse vorbei. Alle elektronischen Kassensysteme benötigen eine Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), um zugelassen zu werden. Eine zertifizierte TSE muss aus den folgenden drei Bestandteilen bestehen: 

  • ein Sicherheitsmodul, das die lückenlose Protokollierung aller Geschäftsvorgänge sicherstellt. 
  • Vorgeschrieben ist zudem ein Speicher, auf dem alle Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden,
  • eine einheitliche digitale Schnittstelle, die eine reibungslose Datenübertragung zwischen der Kassensoftware und der Prüfsoftware des Finanzamtes sicherstellt. 

Zudem benötigt jede Kasse eine Seriennummer, die beim Finanzamt zu melden ist. Die Frist, um diese zu melden beträgt einen Monat ab dem Zeitpunkt der Anschaffung. Die Zertifizierung ist übrigens nur für das TSE, nicht für das verwendete Kassensystem notwendig. Die aktuell kommunizierte Zertifikatslaufzeit ist ein Zeitraum von 5 Jahren. Da aber bislang nur wenige Hersteller von TSE-Kassen den Zertifizierungsprozess durchlaufen haben, kann sich diese Aussage allerdings noch ändern. 

Was darf’s sein: Hard- oder Software?

Bei der Implementierung erlaubt die Vorgabe den Anwendern unterschiedliche Möglichkeiten. Ein TSE-Kassensystem kann als reine Hardware-Version realisiert werden, bei der die aufgezeichneten Daten auf einem USB-Stick oder einer SD-Karte gesichert werden. Wer die modernere Lösung bevorzugt kann die Daten auch online speichern. Für diese Form der TSE ist eine Cloud also auch eine legitime Option. Diese Variante eignet sich vor allem für Kassen, die über keinen vollwertigen USB-Anschluss oder Eingang für Speicherkarten verfügen, wie beispielsweise iPads. Wer sich unsicher ist, ob er oder sie von der Verordnung betroffen ist, kann sich an den Steuerberater bzw. die Steuerberaterin wenden. Generell ist es keine schlechte Idee sich bei diesem Thema Unterstützung zu holen. Bei Vergehen, wenn etwa Zweitkassen nicht gemeldet werden, droht eine empfindliche Strafe.

Harte Strafen bei Vergehen

Das Finanzamt versteht bei diesem Thema keinen Spaß und so haben es die Strafen, die bei einem Vergehen aufgerufen werden mit unter in sich: Fehlt bei elektronischen Kassen die TSE, kann das Bußgeld bis zu 25.000 Euro betragen. Der gleiche Betrag kann fällig werden, wenn der Kundin oder dem Kunden kein Kassenbon ausgehändigt wird – zukünftige strenge Kontrollen vom Finanzamt inklusive. Fehlende oder fehlerhafte Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen können zu 5.000 Euro Bußgeld führen.

TSE-Kassen als Chance sehen

Natürlich bringt die Welle, die von dieser Verordnung an die Küsten der deutschen Bürokratie gespült wird, viele negative Aspekte mit sich. Das Umrüsten der Kassensysteme kostet nicht grade wenig Geld. Dieses könnten Unternehmen und Gastronomie – gerade in Zeiten der Pandemie, wo man teils monatelange Einnahmeverluste hatte – auch anders nutzen. Auch haben viele Unternehmen das Gefühl mehr und mehr Daten und Informationen preisgeben zu müssen. Zudem gibt es noch einiges an Unsicherheit bei der digitalen Grundaufzeichnungen. „Passt das so, wie ich das mache?“ Auf dem Radar des Finanzamtes will schließlich keiner auftauchen. Aber wenn man die Verordnung und die Maßnahmen dahinter sowieso umsetzen muss, warum dann das Ganze nicht als Chance begreifen? 

Der Einsatz eines TSE-Kassensystems vereinfacht die Buchführung und den Umgang mit dem Finanzamt. Sämtliche Aufzeichnungen sind dank des einheitlichen Datenstandard DSFinV-K mit wenigen Klicks abrufbar. Die Speicherung der Transaktionen in elektronischer Form garantiert Handel und Gastronomie auch mehr Rechtssicherheit. Mussten Unternehmerinnen und Unternehmer bisher beweisen, dass die Aufzeichnungen korrekt geführt waren, ist es nun mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem nach TSE umgekehrt. Das Finanzamt geht nun nämlich davon aus, dass die Kassendaten vollständig und richtig sind. Wobei das natürlich kein Freibrief für unvollständige oder dubiose Aktionen ist. Außerdem sind die eigenen Daten auch nicht manipulierbar und vor unerlaubtem Zugriffen Dritter sicher. 

Wie kann ich den Prozess vereinfachen?

Wer sich fragt, was er oder sie genau tun kann, um die Umstellung so reibungslos wie möglich zu gestalten und nicht mehr Kontakt mit dem Finanzamt als nötig zu haben, sollte folgende Punkte beachten. Auch wenn das Thema kompliziert wirken kann, ist es sinnvoll sich gewissenhaft mit dem Thema auseinanderzusetzen. Wir wiederholen uns gerne: es bietet sich auch an, auf die Hilfe von Expertinnen und Experten zurückzugreifen. Da im Falle eines Besuchs des Finanzamtes jede und jeder vom Personal detaillierte Auskunft erteilen können muss, sollten Betriebe die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Verordnung und deren Umsetzung im eigenen Geschäft aufklären. Darüber hinaus sollte man auch prüfen, ob die eigenen Belege, die in der KassenSichV geforderten Informationen ausweisen und sicherstellen, jedem Kunden und jeder Kundin zumindest einen Kassenbon anzubieten. 

Niemand sagt, dass die Einführung der Kassensicherungsverordnung das Leben erleichtert. Aber man muss sich das Leben auch nicht unnötig komplexer machen. Wer sich genau informiert und die entsprechenden Auflagen einhält, hat wahrscheinlich weniger Kontakt mit dem Finanzamt als vor der Einführung von TSE-Kassensystemen und somit die Möglichkeit, sich das Leben einfacher zu machen.

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