Die Online-Quittung: Der moderne Weg

Neue Technologien bringen fast immer Veränderungen mit sich – aber auch neue Möglichkeiten. Dabei helfen sie uns Prozesse, Abläufe, Aufgaben und letzten Endes auch unser Leben einfacher und übersichtlicher zu machen. Niemand hört mehr CDs auf seinem Discman, Filme und Serien streamen wir jeder Zeit online, Termine buchen wir im Internet. Neben Privatpersonen profitieren auch Unternehmen davon – und nicht selten auch unsere Umwelt. Im Falle von digitalen Quittungen sogar alle drei.

01.02.2022, Cleverbon

Quittung Online

Quittungen helfen Unternehmen Einnahmen wie Ausgaben mit geringem Aufwand schriftlich nachzuweisen. Zwar können sie, wie bisher, händisch auf Quittungsblöcken erstellt werden, was aber viele Nachteile hat. Sie können verloren oder kaputtgehen. Das Ausfüllen kann zu Fehlern führen und braucht seine Zeit. Auch die Fälschungssicherheit ist nicht garantiert. Eine moderne, unkomplizierte Alternative bieten digitale Quittungen

 

Was ist eine Online-Quittung?

Bei einer Quittung handelt es sich um einen Beleg über den Erhalt einer Zahlung oder einer Leistung. Ob diese digital (“E-Quittung”) oder händisch ausgestellt und übermittelt wird, macht dabei keinen Unterschied. Buchhaltungsunterlagen dürfen in Deutschland elektronisch archiviert werden. Zwingend enthalten sein müssen Angaben zu

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers
  • Ausstellungsdatum
  • Art und Menge der gelieferten Waren bzw. der Umfang einer erbrachten Leistung
  • Betrag und enthaltener Steuersatz
  • Unterschrift des Zahlungsempfängers

 

Falsch ausgestellte Quittungen können dabei fatal sein. Sie sind nicht gültig und werden nicht anerkannt, wenn diese gesetzlich vorgeschriebenen Inhalte fehlen. Da niemand gerne Post vom Finanzamt bekommt, gilt es hier sorgsam zu agieren. 

 

Online-Quittungen schreiben vereinfacht das Business

Gab es in der Vergangenheit für das Ausstellen von Quittungen zwei Möglichkeiten – den klassischen Quittungsblock und ein eigenes Dokument auf passendem Briefpapier – macht die Digitalisierung im Einzelhandel heute das Leben einfacher. Im Internet gibt es eine Vielzahl an generischen Vorlagen, die mit wenigen Mausklicks personalisierbar sind. Wer noch einen Schritt weiter gehen will, kann sich entsprechende Vorlagen auch von Designern erstellen lassen. Digitale Quittungen im eigenen Corporate Design und nach den eigenen Vorstellungen sind mitunter ein nicht zu unterschätzender Mehrwert.  Sie sind darüber hinaus weit weniger Fehler anfällig und wenn doch, einfacher zu korrigieren. Sie werden digital abgelegt und machen die Buchhaltung einfacher und übersichtlicher. Auch nach Jahren sind Online-Quittungen schnell und einfach auffindbar, lesbar und prüfbar.

 

Professioneller Auftritt im Zeitalter der Nachhaltigkeit

Ein weiterer Aspekt: Das Ausstellen von elektronischen Quittungen lässt Ihr Unternehmen professioneller wirken. Wer nicht ausschließlich eine Zielgruppe mit geringer digitaler Affinität anspricht oder einem traditionellen Gewerbe nachgeht, sollte auch beim Schreiben von Quittungen mit der Zeit gehen. Ihre Kundinnen und Kunden wollen es unkompliziert. Wer einen digitalen Point of Sale betreibt, der kommt eh nicht drum herum. Aufgrund des verminderten Papier- und Ressourcenbedarfs sorgt die Online-Quittung auch unter dem Gesichtspunkt der Nachhaltigkeit für einen positiven Effekt. Es wird weniger Papier verschwendet. Da Konsumentinnen und Konsumenten heute Unternehmen auch verstärkt unter ökologischen Gesichtspunkten beurteilen, kann die E-Quittung in eng umkämpften Geschäftsfeldern den Unterschied ausmachen. 

 

Digitale Quittung für Werbung nutzen

Während die oben angeführten Angaben vom Gesetzgeber verpflichtend vorgegeben werden, steht es Unternehmen frei, eigene Inhalte zu ergänzen. So können sie beispielsweise im Rahmen des POS-Marketings genutzt werden, um Rabattcodes, Aktionshinweise oder andere Werbebotschaften zu kommunizieren. Wenn Sie also sowieso eine Quittung schreiben müssen, warum diese dann nicht gleich mit zielgruppenorientierter Werbung versehen und zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen?

Kommentar verfassen