Wie neue Kassensysteme unbekannte Möglichkeiten schaffen

Wie werden wir in Zukunft einkaufen? Gar nicht so einfach zu beantworten. Neue Technologien oder Kryptowährungen, die von den einen als Wendepunkt in der Menschheitsgeschichte gesehen werden, während andere das als Spielerei abtun, lassen Raum für Ideen. Dazu gesellen sich dystopische Szenarien vom Aussterben des Einzelhandels und einem Leben im Metaverse. Das Thema ist vor allem dann spannend, wenn man einen Rückblick auf die letzten Jahre wagt. 

01.04.2022, Cleverbon

neue digitale kassensysteme

Bargeld wurde immer überflüssiger, die Möglichkeit kontaktlos, teilweise sogar mit dem Smartphone, zu zahlen wird mehr und mehr die Regel. Vor allem aber digitale Kassensysteme sind inzwischen de facto Standard im Einzelhandel und der Gastronomie.

 

Was ist ein digitales Kassensystem?

Ein digitales Kassensystem ist die nächste Entwicklungsstufe der klassischen Kassenvorrichtungen. Früher analog zu bedienen, später dann durch elektronische Registrierkassen ersetzt, bieten moderne Kassensysteme heute weit mehr Funktionsumfänge als nur die Verwahrung von Bargeld und das Ausstellen von Belegen. 

 

Welche Kassensysteme sind erlaubt?

Tatsächlich sind Anwenderinnen und Anwender relativ frei in der Wahl ihres Zahlungssystems. PC-Kassen und klassische Kassensysteme sind als gängige Lösungen genauso zulässig wie mobile Endgeräte. Die wichtigste Voraussetzung eines neuen Kassensystems ist die Ausstattung mit einem Sicherheitsmodul, einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tse). Verpflichtend ist zudem ein Speicher, auf dem alle Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden. Vorgeschrieben sind TSE-Kassen seit Anfang 2020. Sie sorgen für eine unveränderbare, manipulationssichere Aufzeichnung aller Kassenvorgänge. Eine nachträgliche Bearbeitung von Kassendaten ist dadurch ausgeschlossen.

 

Keine Einschränkungen bei den Anwendungsmöglichkeiten

Die Anwendungsmöglichkeiten digitaler Kassensysteme erfüllen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern tragen mitunter maßgeblich dazu bei, den Geschäftsalltag übersichtlicher zu gestalten. Systeme, die mit Lagerwirtschaft oder Terminkalender verbunden sind, helfen Abläufe und Prozesse zu vereinfachen. In der Gastronomie oder Hotellerie lassen sich Reservierungs- und Buchungsprogramme mittels digitaler Schnittstelle an das System an. Das ist praktisch, spart es doch Zeit und ermöglicht zusätzliche Übersicht. Kellner sehen in einem System alle relevanten Informationen, übersichtlich und nutzerfreundlich dargestellt. Im stationären Einzelhandel ermöglichen neue Kassensysteme reibungslose Abläufe bis hin zu automatischen Bestellungen anhand des eigenen Absatzes. Die elektronischen Aufzeichnungssysteme erkennen etwa, was wie oft verkauft wurde und sorgen für eine zeiteffiziente Auffüllung des eigenen Warenlagers. Ganzheitlich integriert kann das System als Basis der eigenen Betriebsplanung sogar Informationen dazu liefern, welche Marketingmaßnahmen Sinn ergeben. Solch ein neues Kassensystem kann dem Händler also auch über den alltäglichen Geschäftsbetrieb hinaus eine große Hilfe sein.

 

Neue Anforderungen, neue Kassensystem

Wir leben in einer Welt, in der Einzigartigkeit nicht nur großgeschrieben, sondern aktiv angestrebt wird. So ist auch kein Business wie das andere, jedes hat eigene USPs, Absatz- und Vertriebsstrategien. Die Zielgruppen sind unterschiedlich. Auch danach richten sich die Anforderungen an ein digitales Kassensystem. Wer in einer traditionellen Branche unterwegs ist und eine eher konservative Zielgruppe hat, wird sich schwertun, bei seinen elektronischen Kassensystemen ohne die Möglichkeit Barzahlungen abzuwickeln auszukommen. Für andere Unternehmen oder Restaurants, die eine eher jüngere oder digital affinere Zielgruppe ansprechen, ist wiederum die Option Mobile Payment anzubieten ein absolutes Muss-Kriterium. Gerade dann kann man sich auch für ein iPad als Kassensystem entscheiden. Eine solche iPad-Kasse kann mit einer entsprechenden Software, die die Anforderungen der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen erfüllt, als unkomplizierte Lösung genutzt werden. Die intuitive Bedienweise des Tablets verkürzt das Onboarding und macht die Anwendung unkompliziert. Alle Umsätze und Verkäufe werden innerhalb einer Cloud synchronisiert, und lassen sich unabhängig von Zeit und Ort abrufen. 

 

Schluss mit Papierbergen

Eines der Hauptargumente für neue Technologien und die Digitalisierung im Einzelhandel, das Leben und den Geschäftsalltag einfacher zu machen, zeigt sich insbesondere an dieser Stelle. Digitale Kassensysteme im Einzelhandel machen haptische, papierbasierte und im Sinne der Nachhaltigkeit äußerst fragwürdige Kassenbons überflüssig. Zwar schreibt die bereits angesprochene Verordnung im BMF-Schreiben vor, dass bei (fast) jeder Transaktion ein Beleg ausgegeben werden muss, aber die Form – etwa haptisch oder elektronisch – bleibt den Händlerinnen und Händlern überlassen. Moderne Kassensysteme sind in der Lage, die Kassenbons etwa über einen QR-Code auszugeben, den der Kunde oder die Kundin herunterladen kann. Für den eigenen Bedarf werden alle Transaktionen als digitale Grundaufzeichnung gespeichert. Der Alltag wird erleichtert und gleichzeitig handelt man als Unternehmen gobd-konform. Ein zusätzlicher Vorteil ist der DATEV-Export für den Steuerberater oder die Steuerberaterin, was die vorbereitende Buchhaltung  spürbar erleichtert. Und natürlich ist auch die Nachhaltigkeit ein großes Argument, das für moderne Kassensysteme ohne Papier Bons spricht. Denn jedes Jahr werden 150 Millionen Bäume gefällt, nur um als Kassenbon im Müll zu landen. Auch die Beschichtung des Thermopapiers, auf das die gängigen Kassenzettel gedruckt werden, ist mitunter schädlich für die Umwelt.

 

Digitale Werbung am Point of Sale

Aber nicht nur, was die Form der Ausgabe angeht, auch bei der Gestaltung der Kassenbons zeigt sich die Verordnung erstaunlich locker. Vorgeschrieben sind lediglich einige Elemente, die zwingend enthalten sein müssen, etwa das Datum der Belegausstellung und der Rechnungsbetrag inklusive Steuern. Was darüber hinaus enthalten ist, ist den Händlerinnen und Händlern freigestellt. In der Praxis führt das häufig zu Kassenbons von bis zu einem halben Meter Länge, selbst wenn man nur 4 Artikel kauft. Der Grundgedanke dahinter, den eigenen Kassenzettel für das POS Marketing zu verwenden ist vielversprechend, digital aber um einiges einfacher. So bekommen Kunden etwa einen persönlichen Rabattcode, einen Gutschein oder andere Inhalte darüber. Auch der Hinweis auf neue Produkte, Anleitungen und Rezepte oder Hintergrundinformationen zum eigenen Unternehmen sowie den Produkten sind Möglichkeiten. Natürlich kann man die Kundinnen und Kunden auch zum eigenen Onlineauftritt oder in den Onlineshop schicken.

 

Digitalisierung für den Handel erlebbar machen

Denn dass sich das Einkaufserlebnis immer mehr in die digitale Welt verlagert, ist unwiderlegbar. Daher wird auch eine Anbindung der elektronischen Kasse an einen Onlineshop immer gefragter. Die Kundschaft von heute kauft nicht mehr nur online oder offline ein, sondern kanalübergreifend. Moderne Kassensysteme im Einzelhandel greifen auf dieselben Produktstammdaten wie das Kassensystem des Onlinehandels zu. So können Unternehmen ohne Mehraufwand dieselben Produkte in Netz und im Geschäft verkaufen. Auch Lagerstände werden automatisch abgeglichen. Die Konvergenz von analogem und digitalem Point of Sale ist eine hervorragende Gelegenheit, das Kundenerlebnis zu verbessern und den eigenen Umsatz zu steigern. Newsletter bewerben Aktionen am Point of Sale, Click & Collect lässt die digitale und die analoge Welt miteinander verschmelzen. Aber auch, wenn man keinen Onlineshop betreibt, können digitale Möglichkeiten elektronischer Kassensysteme genutzt werden. Algorithmen im Hintergrund erkennen, welche Produkte auffallend oft in Kombination gekauft wurden und geben personalisierte Produktempfehlungen aus. Der E-Commerce kennt das längst aber auch der stationäre Handel kann dies dank moderner Kassensysteme für sich nutzen. 

Wie wir morgen einkaufen, ist wahrlich schwer zu prognostizieren. Wo die einen ein Sammelbecken an Dystopie und Innovation sehen, freuen sich andere darauf, auf der perfekten Welle am Meer der digitalen Möglichkeiten zu surfen. Erfahrungsgemäß bieten neue Technologien und sich verändernde Rahmenbedingungen auch immer neue Chancen. Wer bereit ist sich darauf einzulassen, wird auch morgen noch den eigenen Kunden ein bestmögliches Einkaufserlebnis bieten können. Wenn Sie erfahren wollen, wie CLEVERBON Ihnen dabei helfen kann, schon heute digitale Möglichkeiten am Point of Sale zu nutzen, nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf. 

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