Kassenbonpflicht - Auswirkungen und Chancen

Steuerbetrug kostet den Deutschen Staat jährlich mehrere Millionen Euro. Um dies zukünftig zu verhindert wurden Verordnungen eingeführt, um Kassensysteme durch eine „Technische Sicherheitseinrichtung“ (TSE) zu schützen und die Integrität der Daten zu wahren. Dazu kam – als eine Art doppelte Absicherung – vor knapp einem Jahr die Kassenbonpflicht. Diese gilt seitdem für die meisten Unternehmen und bringt – wenig überraschend – erhebliche Mehraufwände für ebendiese. Aber gibt es nicht auch Möglichkeiten von der Verordnung zu profitieren?

01.05.2021, Cleverbon

Was ist die Kassenbonpflicht?

Seit dem 01. Januar 2020 gilt in Deutschland die sogenannte Kassenbonpflicht. Jeder, der eine elektronische Registrierkasse führt, muss bei jedem Geschäft einen Beleg an den Kunden oder die Kundin ausstellen. Betroffen sind alle Unternehmer unabhängig von Branche oder Größe. Einzig wer eine offene Ladenkasse besitzt, ist von der Kassenbonpflicht ausgenommen. Wer eine Vielzahl an unbekannten KundInnen hat, kann sich von der Pflicht befreien lassen, was in aber individuell von Fall zu Fall entscheiden wird und ein langwieriges Prüfverfahren mit sich bringt.
Der Paragraf 6 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) definiert die Inhalte, die die der Beleg unbedingt enthalten muss. Darunter fallen der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Unternehmens, zudem der Preis und der darauf entfallende Steuerbetrag. Auch das genau Datum der Ausstellung mit Beginn und Ende des Vorgangs und die Bezeichnung der Waren bzw. Dienstleitung mitsamt der Menge sind Plicht. Hinzu kommen die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems bzw. Sicherheitsmoduls sowie eine Transaktionsnummer.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Was in der Theorie gut gemeint ist – Steuerbetrug einen Riegel vorzuschieben und Probleme reduzieren, gestaltet sich in der Praxis mühsam. Dass mehr Bons ausgedruckt werden müssen, als zu vor war abzusehen, aber wie viel das wirklich ausmacht, war anfangs nicht abschätzbar. Die tatsächlichen Zahlen sind beachtlich: Knapp zwei Millionen Kilometer zusätzliche Belege wurde im Kalenderjahr 2020 in der Bundesrepublik gedruckt. Ein Bäcker aus dem Rheinland beispielsweise produzierte im ersten Quartal nach der Einführung fünfmal so viel Belege wie im gesamten Jahr davor. Die meisten davon landen im Müll, oder noch schlimmer: auf der Straße.

Einen Beleg für zwei Brezen im Gesamtwert von 98 Cent brauchen wenig überraschend die Wenigsten. Belege für größere Anschaffungen und für Produkte, die eine Garantiefall nach sich ziehen können, behalten KundInnen auf. Das haben sie allerdings schon vor der Einführung der Verordnung. Nicht selten waren Unternehmen und Betriebe auch zu Investitionen gezwungen: für die nötige Hardware um die Bons zu erstellen, werden schnell mehrere hundert Euro fällig. Es gibt aber einen Punkt, der bei der Diskussion um das Thema häufig übergangen wird.  Nämlich, dass der Kassenbon nicht zwingend ausgedruckt werden muss. Er kann auch in digitaler Form erstellt und übermittelt werden. Da das mit der Digitalisierung in Deutschland aber so eine Sache ist und wahrscheinlich mehr Menschen das Wort als dessen konkretes Erleben kennen, gibt es da durchaus noch Luft nach oben – sehr viel sogar. Dabei gibt es doch bereits durchaus effiziente und kostengünstige Lösungen.

Schluss mit Papierbergen – der digitale Kassenbon

Die Machete, mit der sich eine Schneise durch den Dschungel der Bürokratie schlagen lässt ist der digitale Kassenbon. Kundinnen und Kunden erhalten den Beleg direkt am Point-Of-Sale auf das Smartphone – einfach und unkompliziert. Er erfüllt die Auflagen für zertifizierten technische Sicherheitseinrichtungen und die Kostenersparnis durch die Umstellung für Unternehmen beträgt 80 %. Zudem bietet die digitale Lösung auch die Möglichkeit Cross- und Upselling zu betreiben. Moderne Lösungen versehen den Beleg mit einem QR-Code, der den Empfänger oder sie Empfängerin entweder in den Onlineshop schickt, ihm / ihr einen Gutschein- bzw. Rabattcode zukommen lässt oder ihn bzw. sie zu hilfreichem Content auf die Website führt. Wer noch einen Schritt weiter gehen will, kann den Beleg direkt in den Marketing-Mix integrieren und Angebote hinzufügen. Allerdings sollten die Werbetreibenden darauf achten die Schraube nicht zu überdrehen. Weniger ist mehr und wer die sowieso schon permanent reizüberfluteten Kunden und Kundinnen noch mehr Werbung aussetzt, läuft schnell Gefahr diese zu verschrecken. Und ein wesentlicher Vorteil wurde noch gar nicht erwähnt: Natürlich führt der digitale Kassenbon auch zu mehr Nachhaltigkeit und dem Schutz der Umwelt, da weniger Ressourcen verbraucht werden. Allen, die jetzt insgeheim denken: „ich will nicht die Welt verbessern, ich will Geld verdienen“, sei ein Blick über den Tellerrand ans Herz gelegt. Ein nachhaltiger Umgang mit Ressourcen und ein geringer(er) ökologischer Fußabdruck kann öffentlichkeitswirksam kommuniziert werden, und hat einen positiven Effekt auf die Wahrnehmung der Zielgruppe. Immer mehr Menschen legen Wert auf Nachhaltigkeit und fordern von Unternehmen – egal ob Weltkonzern, KMU (kleine und mittlere Unternehmen) oder Ein-Personen-Unternehmen – ihren Beitrag zu leisten. Das positive Image führt in der Folge zu mehr bzw. loyaleren KundInnen und somit zu mehr Geld.

Die Kassenbonpflicht wurde aus gutem Grund eingeführt, bringt aber auch erhebliche Nebenwirkungen in Form von Mehraufwand mit sich. Allerdings geht es auch hier wie so oft darum, das Beste aus der Situation zu machen und die sich bietend Gelegenheit zu nutzen. Nur so lässt sich sicherstellen, dem Wettbewerb gewachsen zu sein. CLEVERBON bietet Technologien, die Unternehmen den Umgang mit Komplexität erleichtern. Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie CLEVERBON Ihnen hilft, Ihre Produktivität zu steigern, kontaktieren Sie uns gerne.

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